Käytännön toimintatavat

Käytännön toimintatavat, ryhmäkohtaiset pelisäännöt ja eettiset linjaukset

Käytännön työ tehdään pitkälti toimikunnissa. Erilaisin lapsia, nuoria, urheilijoita ja valmentajia koskevin säännöksin päästää toimintatavat yhtenäisiin ja kaikille läpinäkyviin käytäntöihin, joilla jaoston toimintaa pyöritetään. Säännöillä ohjataan samalla myös toimikuntien työtä.


Nuorisopäällikön ja nuorisotoimikunnan tehtävät ja toiminta

Nuorisopäällikön ja nuorisotoimikunnan tehtävät yleisurheilukauden etenemisen mukaan:

  • Yleisurheilukausi on vuosittain 1.10- 31.9.
  • Nuorisopäällikön ja nuorisotoimikunnan kausi on 1.1-31.12.
  • Jaoston johtokunta valitsee nuorisopäällikön
  • Koordinoi ja kehittää yleisurheilujaostossa 5-13 vuotiaiden toimintaa
  • Kokoaa nuorisotoimikunnan ja kutsuu säännöllisesti kokoukseen
  • Toimii linkkinä nuorisotoimikunnan ja johtokunnan välillä


Nuorisotoimikunta

Koostuu yleisurheilukouluryhmien ohjaajista, lasten vanhemmista sekä muista, jotka haluavat osallistua toimintaan taustahenkilöinä

Kokoontuu säännöllisesti nuorisopäällikön kutsumana


TOIMINNAN SUUNNITTELU

Nuorisopäällikkö kutsuu nuorisotoimikunnan koolle säännöllisesti. Kokouksia pidetään niin usein kuin on tarpeen, keskimäärin kerran kuukaudessa. Kokouksissa keskustellaan ajankohtaisista tapahtumista ja asioista nuorisopäällikön johdolla hänen tekemänsä esityslistan mukaan. Kokouksissa sovitaan toiminnan pyörittämisestä ja tehdään tehtävänjako eri asioiden hoitamisesta. Nuorisopäällikkö tai sihteeri kirjoittaa kaikista kokouksista pöytäkirjan, joka on samalla muistutus ja tehtävälista sovituista asioista. Nuorisopäällikkö esittää kokouspöytäkirjat johtokunnalle johtokunnan kokouksissa. Pöytäkirja toimii siellä alustuksena eri asioille ja siellä päätetään sen pohjalta suunnitelluista asioista sekä tehdään tehtävänjako.

Tulevan yleisurheiluvuoden 1.10- 31.9. suunnittelu alkaa hyvissä ajoin jo kesällä ja saadaan valmiiksi syksyllä. Toiminnan runko suunnitellaan koko vuodeksi. Tällä hetkellä toiminta on vakiintunutta ja hyvätasoista, joten toiminnan suunnitteluun on jo olemassa melko hyvä runko, jonka pohjalta toimintaa voidaan kehittää.


Talvikauden suunnittelu ja siihen liittyvät valmistelut

Nuorisotoimikunta päättää talvikauden yleisurheilukouluryhmien harjoitus ajat ja paikat. Jaoston puheenjohtaja tekee anomukset tiloista nuorisotoimikunnan ehdotuksen pohjalta (hakuaika loppuu toukokuun lopussa).

Ryhmien ohjaajien etsiminen ja nimeäminen

Yleisurheilukoulu ryhmien maksujen päättäminen ja vienti johtokunnan hyväksyttäväksi (päätetään koko kauden maksu ja kesäkauden maksu)

Talvikauden hallikisoista päättäminen (omat ja muut)

Talvikauden oheistoimintojen suunnittelu


Talvikauden toteutus

Nuorisopäällikkö tekee tiedotteen uudesta kaudesta ja jakaa sen sähköpostitse sekä paperiversioina

Kutsuu sähköpostilla sekä lehti ilmoituksella lapset vanhempineen uuden kauden info tilaisuuteen, joka on yleensä ollut syyskuussa (nyt ollut yleisurheiluilta nimellä)

Vie mainoksia eri paikkoihin (liikuntahalli ja Koulut ainakin)

Tiedottaa säännöllisesti tapahtumista laittamalla ilmoituksia nettisivuille, lehteen, sähköpostilla ja tekstiviesteillä.

Nuorisopäällikkö valvoo koko toiminnan sujumista sekä kehittää tarvittaessa toimintaa ohjaajien kanssa

Kysely/palaute lasten vanhemmilta


Kesäkausi ja siihen liittyvät valmistelut

Nuorisotoimikunta päättää kesäkauden yleisurheilukoulu ryhmien harjoitus ajat ja paikat. Jaoston puheenjohtaja tekee anomukset nuorisotoimikunnan ehdotuksen pohjalta (hakuaika Apian kentälle päättyy tammikuun lopussa)

Ryhmien ohjaajien nimeäminen

Kilpailutoiminnan suunnittelu ja organisointi (omat viikkokisat ja muut mihin 13 vuotiaat ja nuoremmat kauden aikana osallistuvat)

Kesäkauden oheistoiminnan suunnittelu ja organisointi


Kesäkauden toteutus

Nuorisopäällikkö tekee tiedotteen uudesta kaudesta ja jakaa sen sähköpostitse sekä paperiversioina

Kutsuu sähköpostilla sekä lehti ilmoituksella lapset vanhempineen uuden kauden info tilaisuuteen, joka on yleensä ollut huhtikuussa (nyt ollut yleisurheiluilta nimellä)

Vie mainoksia eri paikkoihin (liikuntahalli ja koulut ainakin)

Tiedottaa säännöllisesti tapahtumista laittamalla ilmoituksia nettisivuille, lehteen ja sähköpostilla

Nuorisopäällikkö valvoo toiminnan sujumista sekä kehittää tarvittaessa toimintaa ohjaajien kanssa

Kysely/palaute lasten vanhemmilta


OHEISTOIMINTA JA TOIMINNAN TOTEUTUS

Yleisurheilukoulu toiminnan lisäksi Hakan yleisurheilujaosto järjestää retkiä sekä leirejä mukana oleville lapsille ja heidän vanhemmilleen.


Talvikauden oheistoiminnan suunnittelu ja toteutus

Pikkujoulut joulukuussa

Paikasta päättäminen, paikan varaus, tiedotteet, tarjoilun suunnittelu, pikkupaketit ja ohjelman suunnittelu

Laskiaistapahtuma maaliskuussa

Ollut yleensä Korkeakankaalla, hyvä ilmoittaa tapahtumasta liikuntatoimistoon, tarjoilun hoitaminen (ollut yleensä makkaraa paistettavaksi, kuumaa mehua ja kahvia), ohjelmana ”heinäpaalilla” laskeminen, parisukset jne.

Päivänleirit Pirkkahallissa

Kesäkauden oheistoiminnan suunnittelu ja toteutus

Pyöräretki huhti-toukokuussa

Yleensä pyöräretki Valmarinniemeen, paikkaa ei tarvitse varata, tarjoiluna lettuja ja makkaraa sekä kuumaa mehua ja kahvia.

Pyynikin leiripäivä toukokuussa.

Kesäleiri elo - syyskuussa

Leirin ajankohdan ja paikan päättäminen tulee tehdä ajoissa. Esimerkiksi Kariniemi on varattava jo keväällä. Leirin maksut ja tiedotteet, ilmoittautumisten hoitaminen (erikoisruokavalioiden huomioiminen ilmoittautuessa), ruokailujen organisointi (kaupungilta tai itse), ohjelman suunnittelu jne.


VIIKKOKISAT

Nuorisopäällikkö nuorisotoimikunnan kanssa organisoi jaoston itse järjestämää kilpailutoimintaa 13 –vuotiaille ja nuoremmille. Talvisin on ollut keskimäärin kolmet hallikilpailut, jossa lajeina on ollut 20m juoksu, vauhditon pituus, korkeushyppy sekä pallonheitto. Kesäisin on ollut viikkokisasarja, johon on kuulunut yleensä 8 osakilpailua, joista kolmet ovat maastojuoksuja sekä viisi eri yleisurheilulajeista koostuvia.

hallikisat talvella

viikkokisasarja kesällä (runko olemassa, katso erillinen liite)

Kilpailuita varten pitää tehdä tila/kenttävaraus (keväällä hyvissä ajoin). Jaoston puheenjohtaja on hoitanut varaukset nuorisotoimikunnan ehdotuksen mukaisesti. Nuoripäällikkö tiedottaa kilpailuista (Valkeakosken sanomiin puffi sekä ilmoitus urheiluseurat palstalle, omille nettisivuille tiedotus ja viesti sähköpostilla kaikille), tekee kisoihin aikataulut sekä ilmoittautumislistat, tiedottaa kisoista kenttähenkilökunnalle ja jakaa heille tehtävät, hoitaa toimitsijat (eri lajeihin, kuuluttaja, ilmoittautumiset jne.), sopii mahdollisen kioskitoiminnan liittämisestä kisoihin jne.


OHJAAJIEN KOULUTUS

Nuorisopäällikkö seuraa tarjolla olevaa koulutusta ja tiedottaa niistä eteenpäin. Hän yrittää innostaa ja kannustaa niihin mukaan esimerkiksi lasten vanhempia tai ohjauksesta kiinnostuneita urheilijoita.

Koulutus ja informointi seuran sisällä


MUUTA

Seuratoiminnan kehittäminen

Lasten ja nuorten liikunnan edistäminen

Lasten aktivointi liikkumaan vapaa ajallaan

Kasvatuksellinen ja eettisesti hyväksyttävä toiminta


Valmennuspäällikön ja valmennustoimikunnan tehtävät ja toiminta

Yleisurheilukausi on vuosittain 1.10- 31.9.

Valmennuspäällikön ja valmennustoimikunnan kausi on 1.1-31.12.

Jaoston johtokunta valitsee valmennuspäällikön

Valmennuspäällikkö kuuluu johtokuntaan


Valmennuspäällikkö

Valmennuspäällikön tehtäviin kuuluu 14 v. ja sitä vanhempien urheilijoiden harjoittelun laadun takaaminen ja parantaminen. Varsinainen valmennus kuuluu henkilökohtaisille valmentajille, mutta hän puuttuu tilanteeseen, jos urheilijan ja valmentajan henkilökohtaiset välit tai toiminta on uhattuna.

Valmennuspäällikkö kutsuu kokoon valmennustoimikunnan tarvittaessa, mutta kuitenkin noin 4-5 kertaa kauden aikana. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa, joka esitetään seuraavassa jaostonjohtokunnan kokouksessa.

Urheilijan täyttäessä 14 vuotta valmennuspäällikön tulee etsiä ratkaisu miten järjestetään henkilökohtainen valmennus joko oman seuran toimesta tai etsiä sopiva valmentaja muualta, jos omasta seurasta ei löydy sopivaa.

Valmennuspäällikkö motivoi valmentajia kouluttamaan itseään ja etsii heille mahdollisia koulutustilaisuuksia.

Valmennuspäällikkö etsii urheilijan ongelmatilanteissa (esim. vammat, koulu, yms.) yhdessä henkilökohtaisen valmentajan kanssa urheilijalle parhaan ratkaisun.

Keväällä valmennuspäällikkö sopii yhdessä muiden valmentajien kanssa kuka hoitaa SM-kisa ja pm-kisa ilmoittautumiset ja majoittautumiset ja toimii kilpailupaikalla huoltajana. Valmennuspäällikkö järjestää kuljetukset urheilijan ja seuran kannalta järkevästi edellä mainittuihin kilpailuihin.

Syksyllä valmennuspäällikkö varaa ja järjestelee seuran leirit Urheiluopistoilla tai muilla harjoituspaikoilla. Leiri Kuortaneelle tulisi varata jo viimeistään kesä- heinäkuussa

Yhdessä muiden valmentajien kanssa valmennuspäällikkö järjestää talven yhteisharjoituksille vetäjät (torstain kuntopiiri) sekä sopii yhteiset nopeustestipäivät kerran kuussa sekä mahdolliset heitto- ja loikkatestit talvikaudella kaikille seuran urheilijoille.

Valmennuspäällikkö toimittaa urheilijoiden henkilökohtaisille valmentajille valmennusmaksulomakkeen marraskuun aikana.


Valmennustoimikunta

Koostuu seuran hyväksymistä valmentajista ja urheilijoista.

Kokoontuu säännöllisesti valmennuspäällikön kutsumana

Valmennuspäällikön ja valmennustoimikunnan tehtävät yleisurheilukauden etenemisen mukaan:


TOIMINNAN SUUNNITTELU

Valmennuspäällikkö kutsuu valmennustoimikunnan koolle säännöllisesti. Kokouksia pidetään niin usein kuin on tarpeen. Kokouksissa keskustellaan ajankohtaisista tapahtumista ja asioista valmennuspäällikön johdolla hänen tekemänsä esityslistan mukaan. Kokouksissa sovitaan toiminnan pyörittämisestä ja tehdään tehtävänjako eri asioiden hoitamisesta. Valmennuspäällikkö tai sihteeri kirjoittaa kaikista kokouksista pöytäkirjan, joka on samalla muistutus ja tehtävälista sovituista asioista. Valmennuspäällikkö esittää kokouspöytäkirjat johtokunnalle johtokunnan kokouksissa. Pöytäkirja toimii siellä alustuksena eri asioille ja siellä päätetään sen pohjalta suunnitelluista asioista sekä tehdään tehtäväjako.


Tulevan yleisurheiluvuoden 1.10- 31.9. suunnittelu alkaa hyvissä ajoin jo kesällä ja saadaan valmiiksi syksyllä. Toiminnan runko suunnitellaan koko vuodeksi. Tällä hetkellä toiminta on vakiintunutta ja hyvätasoista, joten toiminnan suunnitteluun on jo olemassa hyvä runko, jonka pohjalta toimintaa voidaan kehittää.


Talvikauden suunnittelu ja siihen liittyvät valmistelut

Valmennustoimikunta päättää talvikauden harjoitusajat ja -paikat. Jaoston puheenjohtaja tekee anomukset tiloista valmennustoimikunnan ehdotuksen pohjalta (hakuaika päättyy toukokuun lopussa).

Valmentajien etsiminen 14-vuotiaille ja vanhemmille urheilijoille

Valmennustoimikunta tekee valmennusmaksuista esityksen johtokunnan hyväksyttäväksi (päätetään koko kauden ja kesäkauden maksut)

Valmennuspäällikkö toimittaa valmennusmaksulomakkeet urheilijoiden henkilökohtaisille valmentajille.

Valmennustoimikunnan kokouksessa sovitaan yhteisharjoitusten vetäjät (torstain kuntopiiri)

Valmennustoimikunnan kokouksessa sovitaan seuran yhteiset testipäivät (kuukauden viimeinen lauantai).

Valmennustoimikunnan kokouksessa sovitaan seuran leirin pitopaikka ja aika (Kuortane keväälle)

Valmennuspäällikkö laskee urheilijoiden valmennustuen määrän ja ilmoittaa sen urheilijoille ja heidän valmentajilleen.

Valmennustoimikunta miettii, ketkä urheilijat osallistuvat leirityksiin ja tekee esityksen johtokunnalle millä kustannusjaolla (omavastuut).

Valmennustoimikunta päättää miten osallistutaan talven hallikilpailuihin.

Valmennuspäällikkö laskee valmentajien valmennustuen määrän ja ilmoittaa sen valmentajille.

Valmennustoimikunta kartoittaa koulutustilaisuudet ja esittää tarpeet johtokunnan päätettäväksi

Valmennustoimikunta esittää seuraavan kesän Apialla järjestettävien kilpailujen lajivalinnat ja pitopäivät.


Talvikauden toteutus

Valmentajat ja ohjaajat tiedottavat säännöllisesti tapahtumista laittamalla ilmoituksia nettisivuille ja lehteen sekä sähköpostilla

Valmennuspäällikkö valvoo syksyllä tehdyn suunnitelman toteutumista ja koko toiminnan sujumista.


Kesäkauden suunnittelu ja siihen liittyvät valmistelut

Valmennustoimikunta päättää kesäkauden harjoitusajat ja -paikat. Jaoston puheenjohtaja tekee anomukset valmennustoimikunnan ehdotuksen pohjalta (hakuaika Apian ja muille kentille päättyy tammikuun lopussa)

Sovitaan kuka hoitaa eri pm- ja SM-kilpailuihin ilmoittamisen ja majoituksen varaamisen

Sovitaan kyydit eri tapahtumiin mahdollisimman järkevästi sekä urheilijan että seuran kannalta.


Kesäkauden toteutus

Valmentajat ja ohjaajat tiedottavat säännöllisesti tapahtumista laittamalla ilmoituksia nettisivuille ja lehteen sekä sähköpostilla

Valmennuspäällikkö valvoo keväällä tehdyn suunnitelman toteutumista ja koko toiminnan sujumista.


KILPAILUTOIMINTA


pm-kisat

Etukäteen päätetty vetäjä hoitaa ilmoittautumiset kilpailuihin. Päätetään n. kaksi viikkoa ennen kilpailuja autokyydit paikan päälle.


SM-kisat

Etukäteen päätetty vetäjä hoitaa ilmoittautumiset kilpailuihin sekä varaa tarvittaessa majoituksen. Päätetään n. kaksi viikkoa ennen kilpailuja autokyydit paikan päälle


Omat kilpailut

Valmennuspäällikkö valvoo että urheilijat ensisijaisesti kilpailevat aina omissa kilpailuissa, jos vain lajit sopivat.


Hallikilpailut

Kukin valmentaja hoitaa itse omalta osaltaan ilmoittautumiset ja muut tarpeelliset toimet. Kauempana oleviin hallikilpailuihin sovitaan yhdessä kriteerit, joilla kisoihin lähdetään.


VALMENTAJIEN KOULUTUS

Valmennuspäällikkö seuraa tarjolla olevaa koulutusta ja tiedottaa niistä eteenpäin. Hän innostaa ja kannustaa niihin mukaan esimerkiksi lasten vanhempia tai valmentamisesta kiinnostuneita urheilijoita.


Huoltoryhmän vastaavan tehtävät

Vastaava kuuluu jaoston johtokuntaan toimien linkkinä johtokunnan ja huoltoryhmän välillä.

Tehtäviin kuuluu kaikkien jaoston tapahtumien tarjoilujärjestelyt mukaan lukien leirit ym. tapahtumat.

  • huolehtii tarvikehankinnat kuhunkin tapahtumaan
  • tekee esivalmistelut ennen tapahtumien alkua
  • hoitaa tarvittavan henkilöstön paikalle tapahtumiin
  • hoitaa tapahtuman aikana toiminnan sujumisen
  • hoitaa tarvikkeiden varastoinnin
  • hoitaa tapahtumien myyntitilityksen puheenjohtajalle tai rahastonhoitajalle


Asustevastaavan tehtävät

Vastaava kuuluu jaoston johtokuntaan.

Tehtäviin kuuluu kaikkien seuratuotteiden hankinta ja markkinointi.

  • huolehtii virallisten kilpailuasusteiden (verryttelyasu, tuulipuku, kilpailuasu) hankinnat
  • toimittaa tuotteet painoon seuran tunnusten painamiseksi
  • ylläpitää kirjanpitoa seuran asustetilanteesta ja muista myytävistä seuratuotteista
  • toimittaa käteismyynnistä saadut suoritukset jaoston tilille sekä tekee laskut pankkitilille maksettavista tuotteista luovuttaen ne ostajalle tuotteiden mukana
  • tekee muutamia kertoja vuoden aikana tiedotteita seuran nettisivuille ja koteihin jaettavaksi tilattavista asusteista ja niiden varastotilanteesta
  • tuo eri tilaisuuksiin (esim. kilpailut, kauden päätöstilaisuudet yms. tapahtumat) asusteita nähtäville ja ostettaviksi. Tilaisuuksiin voivat osallistujat tuoda myös käytettyjä asusteita myyntiin.

Tiedottaminen jaostossa

Tällä hetkellä jaostossa ei ole tarvetta nimetä henkilöä hoitamaan keskitetysti tiedotusta. Yleistä tiedotusta ja yhteydenpitoa paikallissanomiin silmällä pitäen jaostolla on kuitenkin oma tiedottajansa.

Olemme sopineet, että jokainen vastuuhenkilö hoitaa oman tiedottamisensa. Internetsivuilla on jokaiselle ryhmälle omat sivut johon ryhmän vetäjä voi laittaa ryhmän tiedotuksia.

Nuorisopäällikön vastuulla on tiedottaa 13 -vuotiaiden ja nuorempien toimintaan liittyvistä yhteisistä asioista. Tiedotteet ja harjoitusohjelmat jaetaan kirjallisesti kaikille.

Valmennuspäällikkö hoitaa tiedottamisen 14 –vuotiaiden ja vanhempien toiminnan osalta. Tiedotteet ja harjoitusohjelmat jaetaan kirjallisesti kaikille.

Jaoston puheenjohtaja tiedottaa jaostoa koskevista yleisistä asioista yhdessä tiedottajan kanssa.

Pääasialliset tiedotusvälineet ovat jaoston omat nettisivut www.valkeakoskenhaka.fi sähköpostiliikenne sekä Valkeakosken sanomat.

Jaoston kriisikommunikoinnista vastaa jaoston puheenjohtaja


Kehittämiskohteita

Hakassa on aloittanut yhteinen tiedottamisesta vastaava henkilö

  • tekee Hakan yleisurheilujaostoa ja Haka brandia näkyvämmäksi
  • Hakan tiedottamisilmeen yhtenäistäminen

Kilpailutoimikunnan / Palkintotuomarikerhon tehtävät

Jaostossa toimii perinteinen Palkintotuomarikerho, lähes yhtä kauan toiminut kuin jaostokin. Sen tehtävänä on huolehtia siitä, että kilpailuissa on riittävä määrä toimitsijoita kuhunkin tehtävään. Palkintotuomarikerho hoitaa pitkälti kilpailutoimikunnan tehtävät. Palkintotuomarikerholla on vuosittain kevätkokous, jossa kesän kilpailutoimintaa esitellään ja tuomarit ilmoittautuvat /sitoutuvat kilpailujen tuomaritehtäviin. Syksyllä kauden jälkeen pidetään palkitsemistilaisuus, jossa palkitaan vuoden toimija kiertopalkinnolla.

Tällä hetkellä ei ole ollut tarvetta varsinaiseen kilpailutoimikuntaan vaan yhdessä valmennustoimikunta ja palkintotuomarikerho ovat hoitaneet kilpailujen järjestämiseen liittyvät asiat. Jatkossa on kuitenkin syytä eriyttää valmennustoimikunnalta kisojen järjestelyihin liittyvät asiat ja luoda toimiva kilpailutoimikunta sekä työnjako palkintotuomarikerhon kanssa.